Với sự gia tăng và phát triển của môi trường làm việc từ xa và kết hợp, việc tổ chức các cuộc họp từ xa hiệu quả và năng suất trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Các cuộc họp từ xa sử dụng phòng họp thông minh, có công nghệ AI tiên tiến như camera hội nghị truyền hình AI, phần mềm hội nghị truyền hình và các công cụ cộng tác giúp mọi người dễ dàng làm việc từ những nơi khác ngoài văn phòng. Công nghệ này kết hợp lại với nhau để tạo ra một không gian mới, tập trung vào tương lai được gọi là phòng họp thông minh.
Phòng họp thông minh là không gian tích hợp phần cứng và phần mềm trong chính phòng họp để tạo ra trải nghiệm họp cực kỳ hiệu quả cho người tham gia, dù họ tham gia cuộc họp từ văn phòng hay từ xa.
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, quản lý văn phòng và chuyên gia CNTT có thể phân tích cách sử dụng các công cụ và không gian họp để đảm bảo phòng họp thông minh có hiệu quả đối với tất cả nhân viên. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ đề cập đến những điều bạn cần biết về phòng họp thông minh và các yếu tố khiến chúng trở nên thông minh.
Phòng họp thông minh là gì?
Phòng họp thông minh là sự kết hợp giữa công nghệ phần cứng và phần mềm giúp tối ưu hóa năng suất và hiệu quả cho việc truyền thông cộng tác. Kết quả cuối cùng là một phòng họp có thể tạo điều kiện cho các cuộc giao tiếp có ý nghĩa giữa những người tham dự, bất kể họ ở đâu.
Thông qua giải pháp phòng họp thông minh, các nhà lãnh đạo CNTT có thể phân tích các khía cạnh của không gian họp (ví dụ: cách sử dụng các công cụ, tần suất tổ chức họp và phòng nào được sử dụng thường xuyên nhất) và sử dụng dữ liệu để đảm bảo rằng phòng họp thông minh đang được sử dụng hết tiềm năng của chúng. Phòng họp thông minh cho phép nhân viên tập hợp lại, cộng tác đồng bộ và làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, bất kể họ ở đâu.
Vậy, cần những gì để tạo nên một phòng họp thông minh? Sau đây là một số yếu tố chính tạo nên hệ sinh thái phòng họp thông minh.
Hệ sinh thái phòng họp thông minh
1. Phần mềm hội nghị truyền hình
Phần mềm hội nghị truyền hình là một khía cạnh thiết yếu của bất kỳ phòng họp nào, đặc biệt là phòng họp thông minh. Công nghệ phòng họp cũng bao gồm camera, âm thanh và các công cụ trình bày tương tác giúp tối ưu hóa trải nghiệm họp cho tất cả người tham dự. Nó cho phép giao tiếp liền mạch với lực lượng lao động phân tán của bạn và giúp bạn dễ dàng lên lịch, mời người khác và bắt đầu họp trực tuyến với nhóm của mình. Trên thực tế, phần mềm hội nghị truyền hình là một phần không thể thiếu cho sự thành công của bất kỳ tổ chức hiện đại nào và nên được tất cả nhân viên sử dụng, ngay cả khi họ không thể ở trong không gian họp chính thức.
Dưới đây là một số tùy chọn phần mềm hội nghị truyền hình phổ biến, nhiều trong số đó cung cấp phiên bản phần mềm miễn phí như: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet,….
2. Camera hội nghị truyền hình AI
Nhiều không gian họp và phòng hội nghị được trang bị camera hội nghị truyền hình cho phép các nhóm phân tán và nhóm kết hợp họp với nhau theo thời gian thực. Những camera này kết nối với máy tính, màn hình và các thiết bị trong phòng để hiển thị nguồn cấp video trực tiếp của cuộc họp. Nhưng một camera thường không còn hiệu quả nữa. Đây là những camera hội nghị truyền hình AI mới nhất mà mọi phòng họp thông minh hiện đại đều cần.
Một camera đơn chỉ có thể bao phủ một trường nhìn cụ thể và một số người ngồi phía sau có thể camera sẽ không quay hình được. Camera hội nghị truyền hình AI là giải pháp hoàn hảo được thiết kế để hỗ trợ giao tiếp linh hoạt qua tính năng Smart Gallery - chế độ xem thư viện hiển thị hình ảnh của từng người tham gia trong phòng họp để mọi người đều được nhìn thấy và lắng nghe rõ ràng trong cuộc họp.
3. Âm thanh hội nghị
Vai trò của âm thanh hội nghị cũng quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của một cuộc họp. Một hệ thống âm thanh tốt giúp truyền tải thông tin một cách rõ ràng mà còn tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả, chuyên nghiệp.
Giải pháp âm thanh lý tưởng cho phòng họp thông minh, không chỉ cung cấp khả năng thu âm tốt mà còn cung cấp dữ liệu vị trí âm thanh để bật tính năng theo dõi của camera. Sau thiết lập ban đầu, camera sẽ theo dõi diễn giả bằng giọng nói một cách trực quan mà không cần thêm bất kỳ thiết bị bổ trợ nào. Vận hành trực quan và tích hợp thiết bị liền mạch, giúp cuộc họp diễn ra trôi chảy hơn, nâng cao tối đa hiệu quả cuộc họp của bạn.
4. Công cụ bảng trắng
Bảng trắng là công cụ tiện dụng cho cả nhân viên văn phòng và nhân viên làm việc từ xa. Chúng có thể được sử dụng để chia sẻ ý tưởng và hình dung quá trình suy nghĩ hoặc quy trình làm việc. Nhiều văn phòng được trang bị bảng trắng gắn tường tiêu chuẩn hoặc màn hình tương tác.
Phòng họp thông minh thường sử dụng màn hình tương tác để tiện lợi trình chiếu và chia sẻ dễ dàng hơn với những người tham gia cuộc họp từ xa. Những bảng trắng này là một yếu tố quan trọng của thiết kế phòng họp hiện đại đảm bảo mọi người đều có thể nhìn thấy và sử dụng bảng, bất kể họ ở đâu. Chúng kết nối với các ứng dụng cộng tác để nội dung được viết trên bảng trắng trong cuộc họp có thể được phân phối cho những người tham gia. Điều này đảm bảo mọi người đều biết những gì đã được thảo luận trong cuộc họp.
Camera Content ghi lại nội dung chia sẻ
Camera Content là camera ghi lại nội dụng bảng trắng chuyên dụng để truyền phát liền mạch mọi nội dung được viết trên bảng đến những người tham dự từ xa. Cung cấp thông tin dễ dàng thông qua chức năng AI tự động điều chỉnh của camera giúp bạn dễ dàng chia sẻ nội dung rõ ràng dù ở bất kỳ góc độ nào.
Tính năng Flicker Decrease loại bỏ hiện tượng nhấp nháy khó chịu thường gặp trên màn hình tương tác. Chia sẻ nội dung sắc nét dù trên màn hình tương tác hoặc bảng truyền thống để mọi nội dung được viết trên bảng đều có thể dễ dàng nhìn thấy.
Tính năng Presenter Transparency tính năng chia sẻ bảng trắng tự động làm sắc nét nội dung và người thuyết trình trình trở nên trong suốt, do đó không có phần nào trên bảng trắng bị chặn đối với những người tham dự cuộc họp từ xa.
5. Giải pháp điều khiển tập trung và phân tích thông minh + năng suất
Phòng họp thông minh được tích hợp với các công cụ phân tích giúp các nhà lãnh đạo CNTT và quản lý cơ sở vật chất xem không gian họp đang được sử dụng như thế nào để họ có thể cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên sử dụng phòng họp. Các công cụ này giúp họ hiểu không gian nào được sử dụng nhiều nhất và ít nhất hoặc phòng nào đã được đặt nhưng để trống.
Ngoài ra, người tổ chức cuộc họp có thể kiểm soát tất cả các chức năng quan trọng của cuộc họp thông qua một thiết bị, bao gồm màn hình, máy chiếu, hệ thống âm thanh, các camera cũng như ánh sáng, nhiệt độ và rèm che trong phòng. Họ cũng có thể thấy trạng thái của tất cả các thiết bị được kết nối trong hệ thống, bao gồm thông tin liên quan đến tên đại biểu, vị trí chỗ ngồi, người hiện đang phát biểu, v.v.
Phòng họp thông minh tạo nên các không gian làm việc cộng tác kết hợp được tăng cường bằng AI dù bạn ở bất cứ đâu.